1.應(yīng)用概述

1.1 管理理念

協(xié)同行政管理應(yīng)用包含了單位、企業(yè)對行政事務(wù)的基本管理，其主旨在于解決單位、企業(yè)購買后只經(jīng)過組織架構(gòu)的設(shè)置與流程的配置即可實現(xiàn)快速實現(xiàn)行政管理的信息化。

1.2 適用范圍

協(xié)同行政管理應(yīng)用實現(xiàn)了比較標準化的物品借用歸還的管理流程，同時可以針對使用場景進行調(diào)整，擴展性、靈活性強，可適用于通過全員參與、全過程管理的協(xié)同思想實現(xiàn)行政管理信息化的單位、企業(yè)。管理者可輕松地管控各類辦公耗品、資料、圖書的使用情況，使企業(yè)物品更能合理化的使用，借用責任清晰。

1.3 使用對象

協(xié)同行政管理應(yīng)用的主管部門通常為行政管理部門，管理辦公耗品、圖書、證件資料的信息，管理行政相關(guān)事務(wù)和報表，各項審批流程和應(yīng)用事務(wù)授權(quán)等內(nèi)容。

使用群體為單位、企業(yè)內(nèi)的全體員工，非行政管理人員的員工限于個人所借閱的圖書、資料的相關(guān)信息數(shù)據(jù)的查閱和有關(guān)工作事務(wù)（如辦公耗品領(lǐng)用、出差、請示等）的提交與申請；行政管理員工則根據(jù)授權(quán)查閱相關(guān)數(shù)據(jù)和報表；高層管理的員工則根據(jù)授權(quán)查閱職權(quán)范圍內(nèi)的報表。

2.應(yīng)用特色

協(xié)同行政管理應(yīng)用具備的特色如下。

(1) 單位內(nèi)所有人員均可分配帳號并參與使用，具備良好的群眾基礎(chǔ)；如此參與管理的人員更多，管理所需的數(shù)據(jù)來源更廣泛，為積累管理的大數(shù)據(jù)打下了堅實的基礎(chǔ)，為提升單位管理水平提供了良好的保障。

(2) 應(yīng)用中的內(nèi)容均同時支持電腦端（推薦使用IE11和新版本Chrome）和移動端（M3），包括各種業(yè)務(wù)單據(jù)、報表和門戶。注意：為方便使用，移動端的部分內(nèi)容會相對簡單，部分審批節(jié)點必須在電腦端處理。

(3) 所有審批流程均可以根據(jù)單位的實際情況進行編輯，充分貫徹單位內(nèi)部的管理權(quán)責；并且智能的審批流程在大大提高工作效率的同時使得管理的痕跡鏈條完整，方便審計監(jiān)察的同時也能夠進行責任追究。

(4) 信息數(shù)據(jù)隨審批流程而自動存儲記錄，在避免二次錄入提高效率的同時確保了數(shù)據(jù)的合法有效、真實準確。

(5) 操作智能簡便，界面可快速調(diào)整，學習與培訓成本低廉，短時間內(nèi)即可上手使用，快速地實現(xiàn)管理的信息化。

(6) 工作銜接優(yōu)化整合，可以通過系統(tǒng)發(fā)出提醒、預(yù)警等消息告知相關(guān)人員，可以自動推送工作流程到相關(guān)人員的桌面，如此能夠很好地避免工作事務(wù)因為遺忘而延誤，避免工作事務(wù)因為銜接不力而斷檔。

(7) 除了應(yīng)用內(nèi)置的部分報表以外，用戶可以根據(jù)系統(tǒng)存儲的數(shù)據(jù)信息，方便地自行定義符合單位管理所需的相關(guān)查詢統(tǒng)計報表，方便管理人員隨時獲知信息的同時也便于其管理決策。

(8) 用戶可快速地調(diào)整應(yīng)用菜單名稱，可對應(yīng)用內(nèi)容進行統(tǒng)一、批量化授權(quán)。

3.應(yīng)用功能

協(xié)同行政管理應(yīng)用包含5個模塊，如下圖所示。

其中藍色標注的內(nèi)容均具有審閱或?qū)徟鞒?，均可自行設(shè)置；報表只列出了部分內(nèi)容。

行政管理應(yīng)用中部分事務(wù)流轉(zhuǎn)關(guān)系如下圖所示

3.1 圖書管理

3.1.1 圖書信息

存儲圖書的信息，包括書籍信息（書名、作者、自編號等）、管理信息（購入數(shù)量、可借閱數(shù)量、已借出數(shù)量等）。

l 支持圖書管理人員直接新增、修改圖書的基本信息和管理信息；

l 支持根據(jù)圖書的購入數(shù)量與遺失損壞數(shù)量自動更新圖書狀態(tài)；

l 支持根據(jù)圖書的可借閱數(shù)量、是否允許借閱自動更新圖書的借閱狀態(tài)。

3.1.2 查閱圖書

供員工查看單位、企業(yè)的圖書庫，以查找圖書。

3.1.3 圖書借閱

員工可借閱在借閱范圍內(nèi)的且狀態(tài)為“可借閱”的圖書，由圖書管理人員確認借閱與否、借出時間等信息。

l 支持從圖書信息批量讀取圖書的相關(guān)信息，系統(tǒng)自動過濾出能借閱的圖書記錄；

l 支持借閱圖書后存儲圖書借閱信息，對已借閱的圖書進行管理。

3.1.4 圖書續(xù)借

員工在圖書歸還時間即將到期前進行申請續(xù)借。

l 支持圖書續(xù)借流程結(jié)束后，自動更新圖書的應(yīng)歸還時間。

3.1.5 圖書歸還

員工借閱時間到期前歸還借閱的圖書。

l 支持圖書歸還流程結(jié)束后存儲歸還的信息，自動更新圖書的可借閱數(shù)量。

l 支持歸還超期時，圖書管理人員根據(jù)單位、企業(yè)的規(guī)定確認是否要求借閱人支付超期懲罰金。

3.1.6 圖書損壞遺失處理

員工借閱期間圖書損壞或遺失后，申請對損壞或遺失進行處理。

l 支持讀取員工已借閱圖書的信息。

l 支持圖書損壞遺失處理流程結(jié)束后，存儲圖書的遺失損壞數(shù)量，同時自動更新圖書的可借閱數(shù)量。

3.1.7 圖書借閱情況

供員工圖書管理員查看圖書的借閱情況，便于圖書解決的管理。

l 支持圖書應(yīng)歸還時間臨近（默認提前3個自然日）時，向借用人發(fā)送圖書借用即將到期需要歸還的消息提醒。

3.1.8 本人借閱圖書

供員工本人查看本人當前所借閱的圖書。

3.2 耗品管理

3.2.1 辦公耗品信息

存儲辦公耗品的信息，包括基礎(chǔ)信息（耗品名稱、耗品類別、計量單位等）、領(lǐng)用情況（當前庫存、領(lǐng)用總數(shù)、領(lǐng)用次數(shù)等）、購買情況（購買總數(shù)、購買次數(shù)、購買總價等）。辦公耗品管理人員可通過購買情況快速掌握辦公耗品的市場行情和內(nèi)部需求。

l 支持庫存數(shù)量偏低（默認數(shù)量小于10）時，向辦公耗品管理人員發(fā)送低庫存預(yù)警消息。

3.2.2 辦公耗品申購

在辦公耗品數(shù)量不敷使用時，員工或耗品管理人申請購買，購買完成后入庫，入庫后的辦公耗品供相應(yīng)人員領(lǐng)用。

l 支持從辦公耗品信息庫中選擇辦公耗品的信息；

l 支持辦公耗品申購流程結(jié)束后存儲購買數(shù)量（即入庫），自動更新辦公耗品的購買次數(shù)、購買總價，并根據(jù)既往的購買價格更新購買低價和高價。

3.2.3 辦公耗品領(lǐng)用

員工在辦公需要時申請領(lǐng)用辦公耗品。

l 支持申請領(lǐng)用的辦公耗品數(shù)量超過庫存數(shù)量時，提醒申請人并阻止流程發(fā)起；

l 支持申請人申請后預(yù)提出需領(lǐng)用的數(shù)量并更新可領(lǐng)用數(shù)量；

l 支持領(lǐng)用流程結(jié)束后更新辦公耗品的領(lǐng)用總數(shù)、領(lǐng)用次數(shù)，更新庫存數(shù)量和可領(lǐng)用數(shù)量。

3.3 資料管理

3.3.1 資料信息

存儲單位的各種證照、資料的信息，包括基礎(chǔ)信息（資料名稱、使用狀態(tài)、資料類別等）、管理信息（所有人、管理部門、管理人等）、借用/提取記錄（借用人、借出日期、應(yīng)歸還日期等）。

l 支持資料應(yīng)歸還時間臨近時（默認提前3個自然日），向借用人發(fā)送資料借用即將到期需要歸還的消息提醒。

l 支持根據(jù)資料的使用類型、借用與提取情況自動更新資料的使用狀態(tài)。

注意：當相同的資料存在不同的個體實物（如合同的多副本）時，須分開錄入資料的信息。

3.3.2 資料借用或提取

在工作需要（如單位評級、投標等）使用單位的證件、資料時，員工可申請資料的借用或提取，提取的資料（如資料的副本原件等）可不用歸還。

l 支持從資料信息庫中讀取資料的信息，系統(tǒng)自動過濾出能借用或能提取的記錄；

l 支持資料借用或提取流程結(jié)束后，勾選需用印時，自動發(fā)起印章使用流程給印章管理人員；

l 支持流程審批完成后，自動存儲資料借用或借閱的人員和日期。

3.3.3 資料歸還

使用完畢后，借用的資料需歸還。

l 支持流程審批完成后，清空資料借用信息，隨之資料狀態(tài)也相應(yīng)發(fā)生改變。

3.4 日常事務(wù)

3.4.1 出差

員工在工作需要出差時發(fā)起申請，出差結(jié)束后，由本人或考勤人員填寫實際出差情況，以便核算出差的費用。

l 支持選擇出差同行人員，并知會同行人員出差事宜。

l 支持出差結(jié)束后，由本人或考勤人員填寫實際出差情況并加以確認。

3.4.2 文件審批與呈遞

用于員工呈遞文件或進行文件的審批，經(jīng)辦人可根據(jù)事務(wù)的重要程度結(jié)合單位的權(quán)責體系選擇終的審批人，選擇需要審批中需要呈遞文件的人員以及需要會簽參與審批的人員。注意：文件審批與呈遞基本可以替代自由協(xié)同的功能，其審批流程更嚴謹，更容易追溯審批的權(quán)責。

l 支持經(jīng)辦人根據(jù)文件的重要程度選擇終審批人、呈遞人員；

l 支持呈遞文件時不用審批直接傳遞給需要呈遞的人員；

l 支持會簽審批人員分3組，且每一組的人員全部審批完成后才進入下一組，方便按權(quán)責遞進審批。

3.4.3 請示

用于員工向上級請示工作事務(wù)，經(jīng)辦人可根據(jù)事務(wù)的重要程度結(jié)合單位的權(quán)責體系選擇終的審批人，選擇需要呈遞的人員以及需要會簽審批的人員。

l 支持經(jīng)辦人根據(jù)事務(wù)的重要程度選擇終審批人、呈遞人員；

3.4.4 印章使用

用于員工申請印章的使用，凡在流程結(jié)束后需要進行印章使用的，均可以由系統(tǒng)自動發(fā)起印章使用流程。

l 支持單次申請多個印章的使用，支持不同的印章管理員記錄印章的實際使用情況；

l 支持由其他審批流程自動發(fā)起印章使用流程時，可簡化審批，直接送達印章管理人員處。

3.5 行政報表

3.5.1 查詢報表

內(nèi)置的查詢報表及其功能如下，均可根據(jù)實際需要調(diào)整修改。

① 查詢損壞遺失圖書記錄：列表查看已報損壞、遺失的圖書，默認點擊后可查看相應(yīng)詳情。

② 查詢印章使用記錄：列表查看各印章的使用情況，默認點擊后可查看相應(yīng)詳情。

③ 查詢請示記錄：列表查看請示的主要信息，默認點擊后可查看相應(yīng)詳情。

3.5.2 統(tǒng)計報表

內(nèi)置的統(tǒng)計報表及其功能如下，均可根據(jù)實際需要調(diào)整修改。

① 各部門耗品領(lǐng)用情況：按部門統(tǒng)計辦公耗品的領(lǐng)用數(shù)量，默認顯示統(tǒng)計列表。

② 各類耗品庫存情況：按耗品類別統(tǒng)計辦公耗品數(shù)量，默認顯示餅圖。

③ 資料借用情況：按資料類別統(tǒng)計資料的借用次數(shù)，默認顯示柱狀圖。

④ 辦公耗品購買價格情況：統(tǒng)計各辦公耗品購買的低價、低價、平均價，默認顯示統(tǒng)計列表。

4.操作說明

協(xié)同行政管理應(yīng)用按照所見所得的扁平化風格制作，提供了在線的使用操作說明。

在電腦端使用應(yīng)用時，點擊頁面中右上角的問號圖標，均可進入對應(yīng)內(nèi)容的在線幫助頁面（在線幫助內(nèi)容會不定期更新）。

5.服務(wù)說明

協(xié)同行政管理應(yīng)用除了進行權(quán)限和流程的配置以滿足用戶管理需求外，還支持個性化的調(diào)整。致遠應(yīng)用工廠針對個性化的需求，提供多樣的定制服務(wù)（含付費定制），包括如下內(nèi)容。

(1)個性化管理的實現(xiàn)，包含且不限于如下內(nèi)容。

l 增加個性化管理所屬的控件或字段；

l 增加特定的頁面視圖；

l 增加特定的操作權(quán)限和復(fù)雜的審批流程；

l 增加特定的統(tǒng)計報表與業(yè)務(wù)門戶；

l 在標準產(chǎn)品外增加流程表單；

l 在標準產(chǎn)品外增加數(shù)據(jù)底表及相應(yīng)的業(yè)務(wù)關(guān)系。

(2)應(yīng)用數(shù)據(jù)的更好展示或使用界面的更加美觀，包含且不限于如下內(nèi)容。

l 表單模板（含電腦端和移動端）；

l 統(tǒng)計圖模板（含電腦端和移動端）；

l 數(shù)據(jù)記錄顯示模板（含電腦端和移動端）；

l 業(yè)務(wù)門戶模板（含電腦端和移動端）。

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