對(duì)于外貿(mào)新人來(lái)說(shuō)，雖然已經(jīng)了解了很多理論上的外貿(mào)知識(shí)，但是對(duì)于真正的外貿(mào)流程想必還是有點(diǎn)云里霧里。
一般來(lái)說(shuō)，沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的接觸和操作，外貿(mào)新人對(duì)外貿(mào)流程基本處于一知半解的狀態(tài)。
但是，熟知整個(gè)外貿(mào)流程可以有效地幫助外貿(mào)業(yè)務(wù)員有序開(kāi)展外貿(mào)工作，不致于影響到外貿(mào)訂單的洽談、生產(chǎn)甚至收款。
今天，這里就給大家系統(tǒng)性地介紹下外貿(mào)公司的整個(gè)外貿(mào)流程，供外貿(mào)新人參考。
1.客戶(hù)詢(xún)盤(pán)：一般在客戶(hù)下采購(gòu)訂單之前，首先都會(huì)有相關(guān)的Order Inquiry給業(yè)務(wù)部，做一些細(xì)節(jié)上的了解和溝通。
2.報(bào)價(jià)：業(yè)務(wù)部及時(shí)回復(fù)客人咨詢(xún)，確定貨物品名、生產(chǎn)廠(chǎng)家、型號(hào)、數(shù)量、交貨期、付款方式、包裝規(guī)格及柜型等，并通過(guò)Proforma Invoice給客戶(hù)做正式報(bào)價(jià)。
3.得到訂單：經(jīng)過(guò)洽談，收到客戶(hù)正式的采購(gòu)訂單Purchase Order。
4.確認(rèn)交貨期：得到客人的訂單確認(rèn)后，口頭告知工廠(chǎng)訂單詳情，要求工廠(chǎng)安排生產(chǎn)計(jì)劃并答復(fù)交貨期。
5.業(yè)務(wù)審批：業(yè)務(wù)部收到訂單后，首先做出業(yè)務(wù)審核表。
按“出口合同審核表”的項(xiàng)目如實(shí)填寫(xiě)，盡可能將各種預(yù)計(jì)費(fèi)用都列明。
合同審批需附上客人訂單傳真件，與工廠(chǎng)的收購(gòu)合同。
審核表要由業(yè)務(wù)員簽名，部門(mén)經(jīng)理審批，再交管理部人員審核后才能執(zhí)行。
如金額較大的，或有預(yù)付款和傭金等條款的，要經(jīng)公司總經(jīng)理審批才行。
合同審批之后，制成銷(xiāo)售訂單，交給部門(mén)進(jìn)程員跟進(jìn)。
6.下達(dá)生產(chǎn)通知：業(yè)務(wù)部在確定交貨期后，滿(mǎn)足下列情況可下達(dá)生產(chǎn)通知，通知工廠(chǎng)按時(shí)生產(chǎn)。
6.1 如果是L/C付款的客戶(hù)，通常是在交貨期前1個(gè)月確認(rèn)L/C已經(jīng)收到，收到L/C后應(yīng)業(yè)務(wù)員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯(cuò)誤，交貨期能否保障，及其他可能的問(wèn)題，如有問(wèn)題應(yīng)立即請(qǐng)客人改證；6.2 如果是T/T付款的客戶(hù)，要確認(rèn)定金已經(jīng)到賬；6.3 如果是放帳客戶(hù)，或通過(guò)銀行D/A等方式收匯等，需經(jīng)理確認(rèn)。
7.驗(yàn)貨：7.1 在交貨期前一周，要通知公司驗(yàn)貨員驗(yàn)貨。
7.2 如果客人要自己或指定驗(yàn)貨人員來(lái)驗(yàn)貨的，要在交貨期一周前，約客戶(hù)驗(yàn)貨并將驗(yàn)貨日期告知計(jì)劃部。
7.3 如果客人指定由第三方驗(yàn)貨公司或公正行等驗(yàn)貨的，要在交貨期兩周前與驗(yàn)貨公司聯(lián)系，預(yù)約驗(yàn)貨時(shí)間，確保在交貨期前安排好時(shí)間，確定后將驗(yàn)貨時(shí)間通知工廠(chǎng)。
8.制備基本單證文件：根據(jù)工廠(chǎng)提供的裝箱資料，制作出口合同，出口商業(yè)發(fā)票，裝箱單等文件（應(yīng)由業(yè)務(wù)跟單員制作，交給單證員）。
9.商檢：如果是國(guó)家法定商檢產(chǎn)品，在給工廠(chǎng)下訂單時(shí)要說(shuō)明商檢要求，并提供出口合同，發(fā)票等商檢所需資料。
而且要告訴工廠(chǎng)將來(lái)產(chǎn)品的出口口岸，便于工廠(chǎng)辦理商檢。
注意，應(yīng)在發(fā)貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。
10.租船訂倉(cāng)：10.1 如果跟客人簽定的合同是FOB CHINA條款，通常客人會(huì)指定運(yùn)輸代理公司或船公司。
此時(shí)，應(yīng)盡早與貨代聯(lián)系，告知發(fā)貨意向，了解將要安排的出口口岸、船期等情況，并確認(rèn)工廠(chǎng)的交貨能否早于開(kāi)船期至少一周以前，以及船期能否達(dá)到客人要求的交貨期。
注意，應(yīng)在交貨期兩周之前向貨運(yùn)公司發(fā)出書(shū)面定倉(cāng)通知（ING ORDER），通常在開(kāi)船一周前可拿到定倉(cāng)紙。
10.2 如果是由賣(mài)方支付運(yùn)費(fèi)，應(yīng)盡早向貨運(yùn)公司或船公司咨詢(xún)船期、運(yùn)價(jià)、開(kāi)船口岸等。
經(jīng)比較，選擇價(jià)格優(yōu)惠、信譽(yù)好、船期合適的船公司，并告訴業(yè)務(wù)員通告給客人，如客人不同意時(shí)要另選客人認(rèn)可的船公司。
注意，開(kāi)船前兩周書(shū)面定倉(cāng)，程序同上。
10.3 如果貨物不夠一個(gè)小柜，需走散貨時(shí)，應(yīng)向貨代公司定散貨倉(cāng)位。
拿到入倉(cāng)紙時(shí)，還要了解截關(guān)時(shí)間、入倉(cāng)報(bào)關(guān)要求等內(nèi)容。
10.4 向運(yùn)輸公司定倉(cāng)時(shí)，一定要傳真書(shū)面定倉(cāng)紙，注明所定船期、柜型及數(shù)量、目的港等內(nèi)容，以避免差錯(cuò)。
11.安排拖柜：11.1 貨物做好并驗(yàn)貨通過(guò)后，委托拖車(chē)公司提柜、裝柜。
拖車(chē)公司應(yīng)選擇安全可靠、價(jià)格合理的公司簽定協(xié)議長(zhǎng)期合作，以確保安全及準(zhǔn)時(shí)。
拖柜前要給拖車(chē)公司傳真以下資料：定倉(cāng)確認(rèn)書(shū)/放柜紙，船公司，定倉(cāng)號(hào)，拖柜委托書(shū)，注明裝柜時(shí)間，柜型及數(shù)量，裝柜地址，報(bào)關(guān)行，及裝船口岸等。
如果有驗(yàn)貨公司看裝柜，要專(zhuān)門(mén)聲明，不能晚到，并要求回傳一份上柜資料，列明柜號(hào)、車(chē)牌號(hào)、司機(jī)及聯(lián)系等。
11.2 傳真一份裝車(chē)資料給工廠(chǎng)，列明上柜時(shí)間、柜型、訂倉(cāng)號(hào)、訂單號(hào)、車(chē)牌號(hào)以及司機(jī)聯(lián)系。
11.3 要求工廠(chǎng)在貨柜離開(kāi)工廠(chǎng)后盡快傳真一份裝貨通知給業(yè)務(wù)部，列明貨柜離廠(chǎng)時(shí)間、實(shí)際裝貨數(shù)量等，并記裝箱號(hào)碼和封條號(hào)碼作為提單的資料。
注意，要求工廠(chǎng)裝柜后一定要記住上封條。
12.委托報(bào)關(guān)：在拖柜的同時(shí)將報(bào)關(guān)所需資料交給合作報(bào)關(guān)行，委托出口報(bào)關(guān)及做商檢通關(guān)換單。
通常要給報(bào)關(guān)留出兩天時(shí)間（船截關(guān)前）。
委托報(bào)關(guān)時(shí)，應(yīng)提供一份裝柜資料，內(nèi)容包括所裝貨物及數(shù)量、口岸、船公司、定倉(cāng)號(hào)、柜號(hào)、船開(kāi)截關(guān)時(shí)間、拖車(chē)公司、柜型及數(shù)量以及本公司的聯(lián)系人和等。
13．獲得運(yùn)輸文件：13.1 最遲在開(kāi)船后兩天內(nèi)，要將提單補(bǔ)料內(nèi)容傳真給船運(yùn)公司或貨運(yùn)代理。
補(bǔ)料要按找L/C或客人的要求來(lái)做，并給出正確的貨物數(shù)量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同提單出的船證明等。
13.2 督促船公司盡快出提單樣板及運(yùn)費(fèi)帳單。
仔細(xì)核對(duì)樣本無(wú)誤后，向船公司書(shū)面確認(rèn)提單內(nèi)容。
如果提單需客人確認(rèn)的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認(rèn)后再要求船公司出正本。
13.3 及時(shí)支付運(yùn)雜費(fèi)，付款后通知船公司及時(shí)取得提單等運(yùn)輸文件。
注意，支付運(yùn)費(fèi)應(yīng)做登記。
14.準(zhǔn)備其它單證文件：14.1 商業(yè)發(fā)票：L/C要求提供的文件中，對(duì)商業(yè)發(fā)票要求最嚴(yán)格。
發(fā)票的日期要確定在開(kāi)證日之后，交貨期之前；發(fā)票中的貨物描述要與L/C上的完全相同，小寫(xiě)和大寫(xiě)金額都要正確無(wú)誤；L/C上對(duì)發(fā)票的條款應(yīng)顯示出來(lái)，要顯示嘜頭；如果發(fā)票需辦理對(duì)方大使館認(rèn)證，一般要提前20天辦理。
14.2 FORMA原產(chǎn)地證書(shū)：FORM A原產(chǎn)地證要在發(fā)貨之前到檢驗(yàn)檢疫局申辦。
需注意的是運(yùn)輸日期要在L/C的交貨期和開(kāi)船日之前，在發(fā)票日期之后。
未能在發(fā)貨之前辦理的，要辦理后發(fā)證書(shū)，需提供報(bào)關(guān)單，提單等文件。
經(jīng)香港轉(zhuǎn)運(yùn)的貨物，F(xiàn)ORM A證書(shū)通常要到香港的中國(guó)商檢公司辦理加簽，證明未在港對(duì)貨物進(jìn)行再加工。
14.3 一般原產(chǎn)地證：一般原產(chǎn)地證可在中國(guó)貿(mào)易促進(jìn)會(huì)辦理，要求低一些，可在發(fā)貨之后不太長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)補(bǔ)辦。
如果原產(chǎn)地證書(shū)要辦理大使館加簽，也和發(fā)票一樣要提前20天辦理。
14.4 裝運(yùn)通知：一般是要求在開(kāi)船后幾天之內(nèi)，要通知客人發(fā)貨的細(xì)節(jié)，包括船名、航班次、開(kāi)船日、預(yù)計(jì)抵港日、貨物及數(shù)量、金額、包裝件數(shù)、嘜頭、目的港代理人等。
有時(shí)L/C要求提供發(fā)送證明，如傳真報(bào)告書(shū)、發(fā)函底單等，注意按客人要求的時(shí)間內(nèi)辦理。
14.5 裝箱單：裝箱單應(yīng)清楚地表明貨物裝箱情況。
要顯示每箱內(nèi)裝的數(shù)量、每箱的毛重、凈重、外箱尺寸。
按外箱尺寸計(jì)算出來(lái)的總體積要與標(biāo)明的總體積相符。
要顯示嘜頭和箱號(hào)，以便于客人查找。
注意，裝箱單的重量、體積要與提單相符。
15. L/C收匯：15.1 采用L/C收匯的，應(yīng)在規(guī)定的交單時(shí)間內(nèi)，備齊全部單證，并嚴(yán)格審單，確保沒(méi)有錯(cuò)誤，才交銀行議付。
15.2 采用T/T收匯的，在取得提單后馬上傳真提單給客人付款，確認(rèn)收到余款后再將提單正本及其它單證文件寄給客人。
15.3 如果T/T收匯的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜，拿到提單后可立即寄正本提單給客人。
16.業(yè)務(wù)登記：每單出口業(yè)務(wù)在完成后要及時(shí)做登記，包括電腦登記及書(shū)面登記，便于日后查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)等。
17.文件存檔：所有的文件、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。
18.收集信息：?jiǎn)巫C員平時(shí)應(yīng)注意收集運(yùn)價(jià)變動(dòng)、船期、航線(xiàn)等信息，為業(yè)務(wù)員報(bào)價(jià)提供幫助。
（來(lái)源：外貿(mào)SOHO圈）